Archiv

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Definition

Archive erfassen, verwalten und erschließen Archivgut.
Die ursprüngliche Aufgabe von Archiven war die Aufbewahrung von Behörden- und Verwaltungsschriftgut, welches in Archiven (Archivgebäude, Institution, Archivbestände) gelagert wurde.
Nach wie vor werden alle Stellen, die etwas ablegen, aufbewahren oder sammeln, als Archive bezeichnet.
Das sind z.B. Vereine, Büros oder auch Krankenhäuser.
Hierbei geht es vor allem um die Aufbewahrung von Materialien und Informationen.

Das erste Archiv gab es bereits im antiken Athen, aber erst im 17./18. Jahrhundert wurden Archive zum wichtigsten Datenspeicher der Vergangenheit:
Eines der ersten Archivgesetze gab es 1794 in Frankreich, geschaffen durch die revolutionäre Nationalversammlung, da es während der französischen Revolution wichtig wurde, die Vernichtung vor allem von Urkunden und Registern zu vermeiden.
Das erste Bundesland in Deutschland, welches ein Archivgesetz erhielt, war 1987 Baden-Württemberg. Am 06.01.1988 folgte das „Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes“ (Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes). Von diesem Gesetz sind private und kirchliche Archive ausgeklammert.
Später wurden die Archivgesetze zur Beweiswertdokumentation und zur künstlerischen und wissenschaftlichen Überlieferung verwendet und sind somit besonders bedeutsam für das Archivwesen.

Gesammelt werden vor allem Bild-, Ton- und Schriftgut von staatlichen und nichtstaatlichen (kommunalen) Dienststellen, Behörden, Verbänden und Einzelpersonen, z.B. Baupläne, Vorstandsprotokolle, Kirchenbücher, Ministerialakten oder persönliche Nachlässe.
Geregelt wird dies bei staatlichen Archiven durch Abgabebeschlüsse, bei privaten Archiven ist man eher noch auf Deposita (Archivalien, die einem Archiv übergeben werden, dieses hat aber keine Rechte daran) und Schenkungen angewiesen. Archivalien haben somit einen rechtswahrenden Charakter, d.h. sie definieren Recht und Gesetz aus der Vergangenheit und Gegenwart.
Es fallen schließlich bei jeder Art von Verwaltungs- und Geschäftstätigkeit Materialien wie Urkunden, Verträge, Protokolle usw. an, die archiviert werden müssen.

Im Archiv gilt als Organisationsprinzip die Ordnung nach der Herkunft der Akten (Provenienz), mit einem Registraturbildner als Ausgangspunkt. Diese Person ist für die Zusammenstellung der Akten vor der Übergabe zuständig und daher wird im Normalfall bei der Archivierung aus Gründen des logischen Zusammenhangs diese Ordnung beibehalten. Im Idealfall sind die Akten mit Nummern oder Zeichen gekennzeichnet. Ansonsten ist ein Aktenplan vorhanden, um die alte Ordnung nachvollziehen zu können.
Auch bei der Nutzung der Archivalien ist das Provenienzprinzip wichtig, daher sollten auch die Findbücher dementsprechend geordnet sein. Findbücher fassen in kurzer Form alles Relevante zu jeder Akte eines Bestands zusammen, u.a. die Signatur, die Provenienz, Laufzeit, Umfang und Aktentitel. Archivalien sind auf Dauer aufgehoben und einzigartig.

Die Hauptaufgabe des Archivs ist es, die Erinnerung an die Vergangenheit wachzuhalten und somit als Gedächtnis der Gesellschaft zu dienen und z.B. an gemachte Fehler zu erinnern, damit diese nicht wiederholt werden und es zu ermöglichen, das Leben und Wirken der Vergangenheit besser verstehen zu können.

Quellen

  • Praktische Archivkunde: Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv by Norbert Reimann; Ardey-Verlag (2008), Edition: 2, Überarbeitete Auflage, Gebundene Ausgabe, 376 pages
  • Schlüsselbegriffe der Archivterminologie: Lehrmaterialen für .. by Angelika Menne-Haritz; Archivschule Marburg (2006), Edition: Nachdr. D. 3. durchges. Aufl., Taschenbuch 126 pages