Aktenplan: Unterschied zwischen den Versionen

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Version vom 23. Juni 2013, 15:28 Uhr

Definition:

Der Aktenplan bildet eine vorausschauend angelegte Struktur für das in einem Arbeitsbereich, z. B. in einer Abteilung oder in einer Behörde, entstehende Schriftgut. Das bedeutet, dass das Aktenmaterial, bereits vor seiner Entstehung, durch den Aktenplan stufenförmig nach Aufgaben bzw. Sachbetreffen strukturiert wird.[1]

Die im Aktenplan aufgeführte stufenförmige Aufgabengliederung setzt sich aus Aktenhauptgruppen(1. Ebene), Aktengruppen (2. Ebene), Aktenuntergruppen (3. Ebene) und Aktensachgruppen (4. Ebene) zusammen. Die Aufgaben bzw. Sachbetreffe werden von Ebene zu Ebene immer differenzierter. Eine Aktenhauptgruppe, besteht aus mehreren Aktengruppen. Diese Aktengruppen enthalten jeweils mehrere Aktenuntergruppen usw. Die letzte Stufe, noch unter der Aktensachgruppe, stellt die einzelne Akte dar.[2]

Jede Aktenhaupt-, Akten-, Aktenunter-und Aktensachgruppe erhält eine eigene Zahl bzw. Ziffer. Dies ist besonders entscheidend, da diese Ziffern in der richtigen Reihenfolge zusammen mit der Aktennummer einer Akte das Aktenzeichen ergeben.

Beispiel:

Der Aktenplan einer Gemeinde enthält folgende Aktenhauptgruppen[3]

1 Allgemeine Verwaltungsaufgaben

2 Finanzen

3 Recht, Sicherheit, Ordnung

4 Schule und Kultur

5 Sozial- und Gesundheitswesen

6 Bauwesen

7 Öffentliche Einrichtung

8 Wirtschaft und Verkehr


Bei einer exemplarisch genaueren Betrachtung der Aktenhauptgruppe 5 „Sozial- und Gesundheitswesen“ sieht man, aus welchen Aktengruppen sich diese Aktenhauptgruppe zusammensetzt. Dabei bleibt die Ziffer „5“ bei den Aktengruppen als Hinweis auf die Aktenhauptgruppe, zu der sie gehören, bestehen und es wird jeweils eine weitere Ziffer hintenan gestellt:

50 Sozialhilfe

51 Jugendhilfe

52 Sportpflege

53 Gesundheitswesen

54 Krankenhauswesen

55 Lastenausgleich


Unter der Aktengruppe 50 „Sozialhilfe“finden sich folgende Aktenuntergruppen:

50 0 Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten

50 1 Allgemeine Sozialhilfeangelegenheiten

50 2 Hilfe zum Lebensunterhalt

50 3 Hilfe in besonderen Lebenslagen

50 4 Unterhaltssicherung

50 5 Verwaltung der Sozialhilfeeinrichtungen

50 6 Sonstige Sozialleistungen


Die Aktenuntergruppe 50 4 „Unterhaltssicherung“ setzt sich zusammen aus den Aktensachgruppen:

50 40 Rechtsgrundlagen

50 41 Leistungen


Angenommen, die Aktensachgruppe 50 41 „Leistungen“ enthält 50 Akten und die Akte mit der Nr. 34 nennt sich „Sonderleistungen“, dann ergibt sich für diese Akte folgendes Aktenzeichen: 50 41 34

Bedeutung des Aktenplans für die Verwaltung

Der Aktenplan ist von besonderer Bedeutung für eine Verwaltung, die besonderen Wert auf eine ordentlich geführte Schriftgutverwaltung legt. Anhand des Aktenzeichens eines Dokuments kann der Sachbearbeiter nachvollziehen, zu welchen Themen- bzw. Aufgabengebieten es gehört und kann es entsprechend ablegen. Wird eine Akte benötigt, ist sie schnell in der Ablage wiederzufinden; und sollte doch mal etwas durcheinandergeraten, lässt sich mit Hilfe des Aktenzeichens die alte Ordnung wieder herstellen. Da der Aktenplan, im Unterschied zum Aktenverzeichnis, vorausschauend angelegt wird, kann es vorkommen, dass er Ebenen (z. B. eine Aktensachgruppe oder eine ursprünglich angedachte Akte) enthält, für die im späteren Verwaltungsgeschehen kein Schriftgut entsteht.


Bedeutung des Aktenplans für Archive

Für Archive sind Aktenpläne wichtige Hilfsmittel, da sie Auskünfte über den Aufbau des Schriftgutes einer Verwaltungseinheit geben und so zu einem besseren Verständnis der Überlieferung beitragen. Außerdem kann ein Aktenplan bei der Erstellung einer Klassifikation für ein Findbuch von großer Hilfe sein.


Quellen

  1. Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste Fachrichtung Archiv / hrsg. von Norbert Reimann. - 2. überarb. Aufl. - Münster : Ardey-Verlag, 2008, S. 58
  2. Praktische Archivkunde; Münster : Ardey-Verlag, 2008, S. 104
  3. Kommunales Aktenwesen : Teil II ; Kommunaler Aktenplan / Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungswesen. – 3. Aufl. – Köln, 1973