Erfassung in der Information und Dokumentation

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DBE und DE

In der Information und Dokumentation unterscheidet man zwischen der Dokumentarischen Bezugseinheit (DBE) und der Dokumentationseinheit (DE).

Die DBE ist die primäre (originale) Informationsquelle und die DE ist die sekundäre Informationsquelle. Diese wird der DBE, also der Erstquelle, entnommen.
Zum Beispiel: Die DBE ist die Zeitschrift und die DE ist der Datensatz mit Informationen aus der Zeitschrift, also ein Zeitschriftenaufsatz.


Die Dokumentationseinheit wird folgendermaßen aufgenommen:
Das Hauptaugenmerk liegt auf grauer Literatur, die durch Kauf oder Tausch in die IuD-Stelle kommt. Es erfolgt die Dublettenkontrolle. Hier wird geprüft, ob die DE bereits in der dokumentierenden Stelle vorhanden ist. Manchmal wird dafür ein Autorenverzeichnis geführt.
Als nächstes kommen die formale Erfassung und die Signaturenvergabe. Die Erfassung beinhaltet das Verzeichnen des Dokumentes mit Autornname, Erschienungsangaben, Angaben zu der Eventuellen DBE, wie z.B. der Zeitschrift, aus dem das Dokument entnommen wurde, usw. Diese Erfassung erfolgt meinst über spezielle PC-Verwaltungsprogramme.
Bei der Signaturenvergabe muss darauf geachtet werden, dass jede Signatur nur einmal vergeben wird. In den meisten Fällen wird sie bei der Eingabe von formalen Daten vom PC zugeteilt. Signaturen werden in der Regel fortlaufend vergeben. Dann wird das Dokument mit Deskriptoren/ Schlagwörtern versehen. Zur besseren Kontrolle werden indexierte Deskriptoren auch in die DEs eingetragen und das Dokument wird erschlossen. Die zugeteilten Deskriptoren werden in der Datenverarbeitung erfasst. Die formale Erfassung und die Vergabe von Deskriptoren kann in einem erfolgen.
Der letzte Punkt ist die Ablage der DE. Sie wird in einer Datei angelegt. Falls die DE nicht in einer Dokumentationsstelle aufbewahrt wird, wird sie weitergeleitet. Für den ganzen Ablauf kann ein Laufzettel oder ein großer Stempelaufdruck verwendet werden.

Wissenswert sind zudem die fünf Stationen der Informationskette. Diese beschreibt die fünf wichtigsten Punkte, die in einem Zeitschriftenaufsatz vorhanden sein müssen:

  1. Der Aufsatz muss in einer Zeitschrift erschienen sein.
  2. Er muss von Fachdezernenten und Datenbankerstellern ausgewertet sein.
  3. Der Aufsatz muss die Prüfung auf Dokumentationswürdigkeit bestehen.
  4. Der Aufsatz muss formal erfasst werden.
  5. Das Werk muss inhaltlich erschlossen werden.



Wie man einen Zeitschriftenaufsatz katalogisiert

Name, Vornamev;vName, Vorname (Funktion):vTitel des Artikelsv:vZusatz zum Titel.vIn:vTitel der Zeitschriftv:vZusatzvBandv(Jahr)vMonatvS. x – y.v-v ISSN

Erläuterung: v = Spatium (Leerzeichen)

Alle IuD-Stellen katalogisieren im Moment noch nach RAK-WB, aber es wird bald auf RDA (Resource Description and Access) umgestellt.

Thesaurus

Ein Thesaurus ist ein kontrolliertes Vokabular. Es besteht aus einer geordneten Sammlung von Begriffen, die alle in thematischen Beziehungen zueinander stehen. In erster Linie werden hier Synonyme verwaltet, aber auch Ober- und Unterbegriffe (siehe: Hierarchien).
Im Allgemeinen ist ein Thesaurus also ein Wissensspeicher, genau wie zum Beispiel ein Wörterbuch. In der Dokumentation eignet sich der Thesaurus als Hilfsmittel für die Sacherschließung. Der Thesaurus dient als Dokumentationssprache zum Indexieren, Speichern und Finden von Dokumenten.

Hierarchien

In der Information und Dokumentation gibt es drei verschiedene Hierarchien.

Die Monohierarchie

Hier ist jedem Begriff höchstens noch ein anderer übergeordnet.

Zum Beispiel:

Hierarchien.png

oder

Der Medizin sind die Innere Medizin, die Chirugie und die Gynäkologie untergeordnet. Der Chirurgie ist dann die Gefäßchirurgie, die Bauchchirurgie und die Knochenchirurgie untergeordnet. Und der Knochenchirurgie sind wiederum die Fraktur und der Gelenkersatz untergeordnet.

Die Polyhierarchie

Diese funktioniert nur bei Homonymen, also Worten mit gleiche Schreibweise bei unterschiedlicher Bedeutung, und beschreibt mehrere übergeordnete Begriffe die einem untergeordneten Begriff zugeordnet sind.

Zum Beispiel:
Der untergeordnete Begriff ist Bank.
Diesem Begriff sind zwei Begriffe übergeordnet: Sitzgelegenheit und Geldinstitut.

Die Paritive Hierarchie

Diese Hierarchie ist eine sog. Teilhierarchie, d. h. für jeden Unterbegriff trifft ein Oberbegriff zu, aber nicht umgekehrt.

Zum Beispiel:
Die Augen dieser Person sind blau, aber nicht alle Personen haben blaue Augen ODER Diese Haus ist eine Villa, aber nicht alle Häuser sind Villen.