Verzeichnung von Archivgut

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Die Verzeichnung dient der Wiederauffindung der einzelnen Akten. Während man in Archiven früher die Verzeichnung auf Karteikarten vornahm, geschieht dies heute mit Hilfe von Computerprogrammen. Da Akten den größten Anteil an Archivgut ausmachen, wird hier kurz das Vorgehen beim Verzeichnen einer Akte geschildert. Zunächst hat derjenige, der verzeichnet, einen Aktenordner aus der Verwaltung vor sich liegen. Diese Akte ist mit einem ganzen Schwung anderer Akten dem Archiv angeboten worden, wovon ein Teil als archivwürdig befunden und der andere Teil vernichtet wurde. Folgende Arbeitsschritte sind zur Verzeichnung einer Akte erforderlich. Zunächst werden alle Metallteile aus der Akte entfernt. Dies sind überwiegend Heft- und Büroklammern. Anschließend werden die Blätter in dafür vorgesehene Archivmappen umgebettet. Nun beginnt die eigentliche Verzeichnung. Eingetragen werden unter anderem die Laufzeit der Akte, der Aktentitel, das Aktenzeichen oder die Altsignatur, die Archivsignatur. Zu den wichtigsten Kategorien der Verzeichnung gehören auch der Darin- und der Enthält-Vermerk. Sollte in der Akte etwas enthalten sein, dass von seiner äußeren Form hervorsticht wie etwa Fotos oder Karten werden diese in den Darin-Vermerk eingetragen. Im Enthält-Vermerk dagegen werden Vorgänge innerhalb der Akte besonders hervorgehoben oder – falls es aus dem Aktentitel nicht hervorgeht – ergänzt.

Bei der Zwischenprüfung erfolgt nur eine Aktentitelaufnahme. Dazu gehören folgende Informationen:

Provenienz Titel Laufzeit Altsignatur/Aktenzeichen Archivsignatur


Hier ein kurzes Beispiel für eine Verzeichnung: Medium:Aktentitelaufnahme.jpg


Die beiden Titelaufnahmen sehen folgendermaßen aus:


1. Titelaufnahme

Provenienz: StadtKerpen. Wohlfahrtsamt

Titel: Satzungenund Mitgliederlisten der Arbeiterselbsthilfe

Laufzeit: 1879 –1912

Altsignatur/Aktenzeichen: Reihe B Schrank 2 Ablage 12

Archivsignatur:113/531

(Es werden nur die Jahreszahlen und nicht das genaue Datum übernommen.)


2. Titelaufnahme

Provenienz: Tabakfabrikation Böninger,Duisburg

Titel: Arbeiterangelegenheiten,(Tassengründung, Supplikation, Drohbrief)

Laufzeit: 1833 – 1898

Archivsignatur: 106-8-2

(Bei der zweiten Titelaufnahme ist weder eine Altsignatur noch ein Aktenzeichen vorhanden.)